Как по-учтиво?

Помолих за помощ във форума BgCanada, защото се оказа че служебните ми мейли се възприемат като прекалено груби. Естествено, това не заменя курс по бизнес-администрация, но намирам съветите за много полезни и реших да си ги запазя тук.

Не взимай много сериозно коментарите за липсващи "a", "an" и пр. В имейлите те често се пропускат.

На английски заповедната форма не е учтива! Учтивите форми ти ги е написала Индипендънт - "Бихте ли направили...(?)" а не "Моля направете..." - това според мен е основният проблем и само това да промениш, би помогнало много. (Впрочем знам, че имейлите относно поръчки/доставки често са макс. кратки и изчистени и заповедната форма се ползва за краткост, но ако нещата вървят по план. Има ли проблем - колкото по-сериозен е, толкова по-учтиво...)

Освен това, не задължително, но доста би помогнало - по една допълнителна фраза в началото/края на едно-две изречения, или някое допълнително изречение за изразяване на добра воля.

Другото ключово нещо е, че неща като "еди-колко си пъти ви писах" или "предупредих ви еди-кога си" май тук се използват само в документи с юридическа стойност. Иначе малко няма смисъл и звучи като сплашване.

Thank you for your shipment (или друго позитивно въведение). Unfortunately, our warehouse.../I am afraid that our warehouse... Our warehouse has rejected 6 of the received items. Could you please confirm ... ...? Please confirm within 2 working days if you would like to pickup or send us call tag for these items.

As soon as you have provided us with an invoice, we can proceed... / Could you/Would you please kindly provide... Kindly provide invoice so that we can proceed with your payment. [и следва табличка в която са листнати всички стилове и размери + какъв им е проблемът - замърсени, несъответстващи на поръчания размер и тн]
....
Hi Chantal,
This is my third email regarding the discrepancies on PO54765.-Тук вече наистина и се караш
I am writing to follow up on... . We are doing our best to... Without your confirmation, we cannot/ Could you please confirm if we can... Please confirm we can deduct from your payment the cost of the dirty items and the cost of the items sent in error.
Regards,
...
Chantal, I emailed you about these month ago. - И тук като по-горе. I am afraid that we can't ../Unfortunately we can't... /It is impossible for us to... (при лоши новини безличната форма винаги е по-добра) We can’t keep your items so long.

 

тук никога не се казва "АЗ" или "НИКОГА"

I would like to follow up on my previous e-mail

We would like to inform you...

"When you have the time"  

Could you please (clarify)(help)(consider)

Please, find attached ...
Please, find below ... (the report)
Please, disregard
Please, have a notice that ... 

"Team, this is a friendly reminder that..." 

Също така, недей да казваш - Това е третия ми имейл - това също звучи грубо.
Можеш да кажеш нещо от рода на - I would like to follow up on my previous e-mail - без значение дали до сега не си изпратил 10 имейла и не си получил нито един отговор. 

We would like to inform you ... и след това проблема. 

Например не се казва "provide invoice", a "provide us with an invoice" 

Вместо: I have never received your answer on the below.
Според мен:  I havent received your answer ABOUT/regarding the above problem. (about the problem below) 

Специално на български може да се каже "във връзка с горното" или "с долното". Но пак звучи непрофесионално и неточно. А на английски е по-лошо. Затова и в подобни случаи, се добавя "one", "ones": The following ones, the missing one. 

Вместо:  Please confirm По-добре: Would you please confirm Could you please confirm (това е по-подходящо. Горното е за шеф, който го молиш за нещо. А Could e по-изискващо молене)

Вместо: and the cost of the items sent in error.  По-добре:and the cost of ALL items sent in AN error. (by mistake, вместо error ще е по-добре май, ако правилно улавям контекста. 

Error e, когато има налице нещо сбъркано. Грешна задача. Или компютърът е счупен. 

I was informed that our warehouse has rejected 6 of the received items under PO ..... Please confirm ASAP if you would like to pickup or send us call tag for these items. I would appreciate an answer within two days.

Please provide an amended invoice so that we can proceed with your payment. 

Oригинал: Please adjust your invoice, otherwise I won’t be able to proceed with your payment.
Извъртяно: Could you please provide us with an amended invoice in order to proceed with the payment? 

Избягвай думата "problem". Ползвай "issue", по-меко е. 

Hello everyone - за обръщение към група хора